1. U M U M
Dalam rangka pelaksanaan Pembinaan Pegawai Negeri Sipil (PNS) atas dasar sistem Karier Prestasi Kerja, diperlukan data yang akuran, tepat dan dapat dipertanggungjawabkan.
Agar upaya tersebut di atas dapat tercapai, maka pencatatan data atau segala jenis mutasi kepegawaian harus direkam dalam Data Base Induk.
Salah satu alat pencatatan data kepegawaian yang memungkinkan untuk dimanfaatkan adalah Formulir Isian Pegawai SIMPEG (FIP-SIMPEG). FIP tersebut merupakan media perantara untuk memindahkan elemen data kepegawaian ke dalam media komputer.
Tranformasi elemen data pegawai ke dalam media komputer harus dilakukan untuk mewujudkan Bank Data Kepegawaian, yang akan dipergunakan sebagai bahan informasi dalam pengambilan keputusan atau bahan perencanaan dalam perumusan kebijaksanaan di bidang kepegawaian, khususnya di daerah.
2. RUANG LINGKUP
Semua elemen data kepegawai yang telah ditentukan harus dicatat dalam Formulir Isian Pegawai SIMPEG yang terdiri dari 3 (tiga) bentuk Formulir, meliputi :
a. Formulir Isian Pegawai : Model : FIP - 01
b. Formulir Isian Pegawai : Model : FIP - 02
c. Formulir Isian Pegawai : Model : FIP – 03
Tetapi dalam rangka uji coba dalam pelaksanaan ini hanya diterapkan 2 (dua) model FIP yakni FIP – 01 dan FIP – 02, untuk FIP – 03 akan diterapkan sebagai lanjutan uji coba berikutnya.
3. TUJUAN
Buku petunjuk ini adalah sebagai pegangan bagi setiap PNS di lingkungan Pemerintah Kabupaten Probolinggo dalam mengisi Formulir Isian Pegawai SIMPEG.
4. SASARAN
Sasaran pendataan PNS di lingkungan Pemerintah Kabupaten Probolinggo dalam rangka penyelenggaraan Peningkatan Administrasi Kepegawaian melalui Pelatihan dan Penyusunan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian, meliputi :
a. PNS di lingkungan Sekretariat Pemerintah Kabupaten
b. PNS di lingkungan Dinas-Dinas Pemerintah Kabupaten
c. PNS di lingkungan Badan / Kantor Pemerintah Kabupaten
d. PNS di lingkungan Kecamatan dan Kelurahan / Desa
5. PENGERTIAN
Petunjuk Pengisian Formulir Isian Pegawai SIMPEG adalah naskah yang memuat petunjuk-petunjuk mengenai bagaimana caranya mengisi Formulir isian Pegawai bagi PNS di lingkungan Pemerintah Kabupaten Probolinggo. Formulir Isian Pegawai (Model FIP – 01 dan Model FIP – 02) adalah formulir yang memuat data-data pokok pegawai dengan pertanyaan-pertanyaan yang perlu diisi dan di tulis oleh masing-masing pegawai pada titik-titik kotak yang tersedia untuk dipilih.
6. BAGAN ARUS DATA AWAL KEPEGAWAIAN
Bagan arus data pembangunan SIMPEG merupakan petunjuk bagaimana pelaksanaan pengolahan data yang dimulai dari pengumpulan, pengolahan dan penyimpanan data sampai dengan penyajian informasi.
Dalam Pembagunan SIMPEG ini yang meliputi data induk pegawai, data riwayat pegawai dan data mutasi pegawai dapat diproses setiap saat ataupun pada periode-periode tertentu.
Untuk memperjelas gambaran dari proses terbentuknya database kepegawaian, dapat terlihat pada Bagan Alur Data berikut ini (sesuai Lampiran Keputusan Menteri Dalam Negeri, Nomor 17 TAHUN 2000, Tanggal 30 MEI 2000) :
 |
| Flow Chart Pengelolaan Data Awal Kepegawaian dari FIP |
Keterangan Gambar :
a. Kegiatan Pengumpalan Data
· Data pokok pegawai dan data riwayat ditampung dalam bentuk model FIP-01 dan model FIP-02.
· Biro Kepegawaian Setjen Depdagri/Biro Kepegawaian Propinsi/Bagian Kepegawaian Kabupaten/Kota mendistribusikan FIP-01 dan FIP-02 ke tiap-tiap unit kerja dilingkungan Kantor masing-masing.
· Tiap-tiap unit kerja mengedarkan FIP-01 dan FIP-02 kepada masing-masing pegawai.
· FIP-01 dan FIP-02 yang telah diisi dikumpulkan ke tiap-tiap unit kerja, kemudian diperiksa dan dilengkapi serta diserahkan ke Biro Kepagawaian Setjen Depdagri/Biro Kepagawaian Propinsi/ Bagian Kepegawaian Kab/Kota.
· Biro Kepewaian Setjen Depadagri/Biro Kepegawaian Propinsi/Bagian Kepegawaian Kab/Kota menerima, memeriksa, melengkapi dan mengolah FIP-01 dan FIP-02.
b. Kegiatan Pengolahan Data
Biro Kepegawaian Depdagri/Biro Kepegawaian Propinsi/Bagian Kepegawaian Kab/Kota, menerima FIP-01 dan FIP-02 yang telah diisi melalui unit organisasi yang bersangkutan. Selanjutnya ditranskrip dan direkam melalui komputer untuk disimpan sebagai arsip induk kepegawaian (database Kepegawaian).
c. Kegiatan Penyajian Informasi
· Didalam penyajian informasi atau laporan-laporan yang dihasilkan pada pembentukan database kepegawaian ini adalah Laporan Hasil Perekaman Data Kepegawaian oleh Biro Kepegawaian Depdagri/Biro Kepegawaian Propinsi/Bagian Kepegawaian Kab/Kota.
· Laporan Hasil Perekaman Data Kepegawaian yang telah diolah, dikirim ke Pusat Pengolahan Data dan Sistem Informasi Depdagri/Kantor KPDE Propinsi, Kantor KPDE Kab/Kota guna dijadikan database historis.
1. HAL-HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN
Sebelum mengisi Formulir Isian Pegawai SIMPEG, setiap PNS diharuskan :
a) Mempelajari dengan cermat isi petunjuk serta bagian-bagian yang harus diisi serta membaca dan memperhatikan dengan teliti segala data Kepegawai yang akan diisikan ke dalam Formulir Isian Pegawai SIMPEG.
b) Menyiapkan semua surat-surat keputusan yang berkaitan dengan data kepegawaian guna membantu pengisian Formulir Isian Pegawai SIMPEG.
c) Penulisan eleman data dalam Formulir Isian Pegawasi SIMPEG menggunakan tinta warna hitam dan ditulis dengan huruf KAPITAL secara benar dan jelas.
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan diisikan dengan cara menulis pada kotak yang tersedia atau mengisi huruf atau angka pilihan pada tiap-tiap kotak yang tersedia, kecuali kotak untuk kodel tabel komputer yang akan diisikan oleh petugas kodefikasi dan entry data.
Apabila terdapat kesalahan dalam pengisian, maka pembetulan jawaban dapat dilakukan dengan mencoret isian yang salah lalu ditulis kembali isian yang benar dengan menggunakan tinta warna merah.
Jika terdapat sesuatu hal yang kurang jelas dalam pengisian Formulir Isian Pegawai SIMPEG, dapat ditanyakan pada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Probolinggo.
Formulir yang telah diisi oleh masing-masing pegawai agar ditandatangani dan diserahkan kepada Atasan Langsung. Selanjutnya Atasan Langsung meneliti isi kebenaran Formulir Isian Pegawai SIMPEG dari masing-masing pegawai. Jika sudah dianggap benar, maka Atasan Langsung dapat menandatanganinya.
Selanjutnya Atasan Langsung menyampaikan Formulir Isian Pegawai SIMPEG secara kolektif kepada Petugas Pengumpul Data Kepegawaian/ Kasubbag Umum dan Kepegawaian pada masing-masing SKPD melalui Berita Acara Serah Terima yang ditandatangani oleh masing-masing untuk diselanjutnya diserahkan kepada Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Probolinggo (Sub Bidang Data dan Informasi Kepegawaian).
Bagi PNS di lingkungan Pemerintah Kabupaten Probolinggo yang membutuhkan blanko-blanko Formulir Isian Pegawai (FIP) dapat di unduh :
1. Cover & Pengantar FIP unduh disini
2. Model FIP-01 dan 02 unduh disini
4. Daftar Isi File Perorangan PNS unduh disini
Tidak ada komentar:
Posting Komentar